Система учета и контроля УСУ

Система учета и контроля УСУ

Разработка программного обеспечения согласно техническому заданию предприятия-заказчика и последующая инсталляция созданного продукта полностью меняют ритм работы обеих компаний – разработчика и заказчика. Для первого это вызов и самореализация, для второго – ожидания, надежды и планы на будущее. Как только программа установлена, новая жизнь начинается у сотрудников предприятия-заказчика.

Так как автоматизация лишает их привычного темпа работы, да и самой привычной работы, не говоря уже и о новом методе начисления сдельной заработной платы – ее расчет производится автоматически на основании тех объемов работ, которые были зафиксированы программой, но никак не более. Затраты на разработку программного обеспечения окупятся быстро – автоматизация экономит ресурсы и время, что является основным источником расходов.

Если говорить о тех функциях, которые берет на себя программа автоматизации, то в первую очередь нужно упомянуть формирование всех видов отчетности и документации, внешней и внутренней. Она формирует ее самостоятельно, выбирая нужные данные из собственной информационной системы и соответствующие бланки из широкого ассортимента шаблонов, встроенных в автоматизированную систему учета. К автоматически составленной документации относятся финансовый документооборот для контрагентов, типовые договоры, заявки на закуп, квитанции на оплату и пр.

Помимо этого, автоматизация организует рассылку информационно-рекламных сообщений тоже в автоматическом режиме, отправляя послания клиентам прямо из базы контрагентов по тем номерам телефонов, что ими были оставлены, и за исключением тех, кто не стал изъявлять согласие на их получение. Для такой рассылки в программе есть набор текстовых шаблонов и функция правописания, благодаря которой все письменные сообщения, выходящие из системы, будет отличать грамотность. На официальном сайте можно найти и другие программы, включающие в себя функцию СМС-рассылки.

Программа автоматизации предусматривает формирование базы контрагентов, с которыми работают почти все предприятия, и номенклатурного ряда, если предприятие имеет отношение к какой-либо продукции. Формирование базы может осуществляться как в ручном режиме, так и в автоматическом, что зависит от количества данных. Если их немного, можно воспользоваться удобной электронной формой, называемой окном, где во встроенные поля для заполнения вложены выпадающие списки с вариантами ответов, из которых нужно быстро выбрать наиболее подходящий.

Такие окна предусмотрены для всех учетных данных – клиентов, товаров, продаж, финансовых поступлений и т.д. Отдельные ячейки могут перебрасывать в базы для выбора и ввода данных оттуда. Эти окна устанавливают взаимосвязанность между разными категориями учетных данных, обеспечивая полноту автоматизированного учета. Если сведений очень много, их можно перенести в автоматическом режиме, используя функцию импорта. Это трансфер данных из внешних файлов в систему, скорость операции – один миг. Плюс огромная экономия времени, которая сопровождает все процессы.

Другой плюс автоматизации – регламент процессов и данных, что позволяет составлять разнообразные отчеты, характеризующие работу предприятия с разных сторон. Программа собирает данные пользователей, обрабатывает их и анализирует, представляя результаты в виде ярких красочных отчетов, где информация размещена в табличном и графическом форматах.

Отчеты могут быть сформированы за периоды разной продолжительности, обновление информации тоже можно установить с разной частотой – от одного дня, недели, месяца и больше. Например, отчеты показывают ежемесячный прирост новых клиентов и количество тех, кто решительно отказался от продолжения сотрудничества. В последнем случае программа старается зафиксировать причину недовольства и вынести ее в работу над ошибками.

Другие отчеты выстраивают рейтинги клиентов и сотрудников, определяя среди первых тех, у кого были самые большие расходы за отчетный период, а среди вторых – самых эффективных с учетом новых и постоянных клиентов, объемов работ и др. Но главным показателем является прибыль, отчет о ней покажет, из чего же она сложилась, и сравнит с динамикой за предыдущие периоды.

Еще интересные статьи :

Система учета и контроля УСУ
Система учета и контроля УСУ
Система учета и контроля УСУ
Система учета и контроля УСУ
Система учета и контроля УСУ





Комментарии запрещены.